AIESEC in USU menyelenggarakan Incoming Preparation Seminar (IPS), yaitu seminar pembekalan awal bagi para exchange participants (EP) program Incoming Global Volunteer (iGV) setibanya mereka di Kota Medan. Kegiatan ini dilaksanakan secara bertahap sesuai jadwal kedatangan masing-masing EP, yakni pada 1, 16, dan 17 Oktober 2026, dan bertempat di akomodasi setiap peserta.
Seminar ini diikuti oleh para EP yang didampingi oleh EP buddy serta panitia proyek EduVenture AIESEC in USU. Pelaksanaan di akomodasi masing-masing dipilih agar para peserta dapat menerima pembekalan dengan nyaman segera setelah tiba, tanpa harus menunggu seluruh peserta berkumpul. Pelaksanaan IPS disesuaikan dengan waktu kedatangan para peserta. Neelesha mengikuti seminar pada 1 Oktober 2026. Selanjutnya, Sneha dan Falisha mengikuti seminar pada 16 Oktober 2026, sedangkan Bivash dan Avision mengikuti seminar pada 17 Oktober 2026. Pendekatan ini memastikan setiap EP memperoleh informasi yang sama lengkapnya sejak hari-hari pertama berada di Medan.
Kegiatan diawali dengan presentasi mengenai AIESEC dan program Incoming Global Volunteer. Para EP dikenalkan pada tujuan program, peran mereka sebagai volunteer, serta alur pelaksanaan project yang akan dijalani selama berada di Medan. Pemahaman ini penting agar para peserta memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang akan mereka kerjakan dan capai.
Salah satu bagian penting dalam seminar ini adalah penjelasan mengenai protokol keselamatan dan kesehatan. Para EP dibekali informasi tentang langkah-langkah menjaga diri selama tinggal di lingkungan baru serta hal-hal yang perlu dilakukan dalam kondisi darurat. Selain itu, mereka juga diperkenalkan dengan alur pengaduan, sehingga setiap kendala, ketidaknyamanan, maupun keluhan dapat disampaikan dengan jelas dan ditangani secara tepat. Hal ini menunjukkan komitmen AIESEC in USU terhadap keamanan dan kenyamanan para peserta.
Setelah pemaparan materi, kegiatan dilanjutkan dengan sesi tanya jawab agar para EP dapat menyampaikan pertanyaan secara langsung mengenai program, aturan, maupun kehidupan sehari-hari. Seminar kemudian ditutup dengan pengenalan Kota Medan, mencakup gambaran umum kota, lingkungan sekitar tempat tinggal, serta hal-hal yang perlu diketahui agar para EP dapat beradaptasi dengan cepat.
Selain IPS, para EP juga mengikuti sesi capacity building dan alignment meeting bersama Opportunity Providing (OP) kegiatan ini mendapat respons positif dari para peserta.
Avision menyampaikan bahwa seluruh rangkaian kegiatan tersebut sangat bermanfaat baginya.
“The IPS was incredibly insightful and informative! Learning more about Medan and its local culture was super helpful. I was taking notes the whole time and will definitely be adopting a few of your ideas for our own IPS. It was so much fun! The capacity building session was also fantastic. Hearing Abel’s exchange story and learning how she successfully managed her project was both practical and inspiring. It was wonderful connecting with everyone present and sharing those memorable moments together. Lastly, the alignment meeting with the OP was extremely helpful. Getting clarity on the OP’s expectations and workflow gives us a clear roadmap to properly fulfill our JDs moving forward! Thanks for putting together such a great day!” — Avision
Sementara itu, Bivash mengungkapkan bahwa rangkaian kegiatan ini membantunya beradaptasi.
“IPS, Capacity Building and Alignment Meeting was quite informative and was really helpful to me as I was very confused. It helped me to adjust and know about my programs and Medan. Thank you for the sessions.” — Bivash
Melalui IPS, AIESEC in USU berharap para EP memahami program, aturan, dan lingkungan barunya sebelum mulai mengajar. Dengan bekal informasi yang jelas dan pendampingan dari EP Buddy serta OC EduVenture, para peserta diharapkan dapat menjalani proyek dengan lebih percaya diri, aman, dan nyaman. Kegiatan ini juga mendukung upaya pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4, Quality Education, melalui persiapan matang para volunteer yang akan terlibat dalam kegiatan pendidikan.